Van wie is de auto die van iedereen is?

Deze tekst komt uit een opinieblad over organiseren en samenwerken.

Een sleutel zonder eigenaar

Steeds meer organisaties vervangen persoonlijke leaseauto’s door een klein aantal deelauto’s. Medewerkers reserveren een auto wanneer zij naar een klant, bouwplaats of bijeenkomst moeten. Dat kan goedkoper en duurzamer zijn, omdat voertuigen minder vaak ongebruikt op een parkeerterrein staan. Toch ontstaat met het gedeelde bezit een oud probleem in een nieuwe vorm: wie voelt zich verantwoordelijk voor iets dat van niemand persoonlijk is?

Bij adviesbureau Lumenstaal stond op maandagochtend geregeld een auto met een lege batterij. Een andere wagen bevatte koffiebekers en natte paraplu’s. Niemand ontkende dat dit vervelend was, maar bijna iedereen wees naar de vorige gebruiker. De directie reageerde met een lange lijst regels. Voor vertrek moesten medewerkers zestien punten controleren en na terugkomst twaalf handelingen digitaal bevestigen. De auto’s werden schoner, maar medewerkers gingen voor korte ritten vaker hun eigen auto gebruiken. Daarmee verdween een deel van de verwachte milieuwinst.

De verleiding van volledige controle

Digitale deelplatforms kunnen precies registreren wie een auto op welk tijdstip gebruikte. Daardoor lijkt het eenvoudig om schade, rommel en een lage batterij altijd aan één persoon toe te schrijven. Dat is aantrekkelijk voor een organisatie die discussies wil voorkomen. De gegevens vertellen echter niet het hele verhaal. Een medewerker kan een vieze auto aantreffen, maar geen tijd hebben om die voor een dringende afspraak schoon te maken. Wie de toestand niet direct meldt, lijkt later zelf de veroorzaker.

Bovendien zijn sommige problemen geleidelijk ontstaan. Een band verliest langzaam spanning, een laadkabel raakt beschadigd door herhaald gebruik en een vreemde geur kan pas na enkele dagen opvallen. Een systeem dat uitsluitend naar de laatste bestuurder wijst, maakt van registratie een soort schuldmachine. Medewerkers leren dan vooral hoe zij zichzelf moeten beschermen. Ze maken bij iedere rit tientallen foto’s, ook wanneer er niets bijzonders te zien is.

Zorg zonder speurwerk

Betekent dit dat gebruikers nergens op aangesproken mogen worden? Dat zou eveneens onredelijk zijn. Wie voedsel achterlaat of vergeet de auto aan te sluiten, veroorzaakt een concreet probleem voor de volgende bestuurder. Een gedeelde voorziening kan alleen functioneren wanneer gebruikers enkele eenvoudige verplichtingen accepteren.

De vraag is hoeveel controle daarvoor nodig is. Organisatiekundige Nienke Obbink maakt onderscheid tussen een gebruiksregistratie en een onderzoek naar schuld. Registratie is volgens haar nodig om de auto beschikbaar te houden. De gebruiker meldt bijvoorbeeld het laadniveau, zichtbare schade en ernstige vervuiling. Maar niet iedere melding hoeft te leiden tot een zoektocht naar degene die verantwoordelijk is. Soms is snel herstel belangrijker dan vaststellen wie een fout maakte.

De volgende gebruiker telt mee

Bij ingenieursbureau Arquent werd daarom een andere afspraak ingevoerd. Iedere bestuurder moest de auto achterlaten in een toestand waarin een collega zonder vertraging kon vertrekken. Dat betekende niet dat de auto na elke rit volledig gewassen moest worden. Los afval moest weg, de batterij moest boven een afgesproken niveau zijn en problemen moesten in het systeem staan. Wie door een defecte laadpaal niet kon opladen, noteerde dat met de locatie van de paal. Daarmee werd onderscheid gemaakt tussen een ongewenste toestand en verwijtbaar gedrag.

De organisatie reserveerde daarnaast iedere vrijdag tijd voor een medewerker van de facilitaire dienst om alle voertuigen te controleren. Sommige managers vonden dat vreemd: medewerkers hoorden de auto’s toch zelf netjes te houden? Obbink ziet daarin geen tegenstelling. Gebruikers dragen zorg voor hun rit, terwijl de organisatie verantwoordelijk blijft voor structureel onderhoud. In een kantoor maakt iedere werknemer zijn eigen kopje schoon, maar niemand verwacht dat werknemers daarom ook de waterleiding repareren.

De onzichtbare tijd rond een rit

Een ander punt is de tijd die nodig is voor ophalen, controleren, opladen en terugbrengen. Als die handelingen buiten de geplande afspraak vallen, worden ze gemakkelijk afgeraffeld. Lumenstaal had aanvankelijk alleen de reistijd en het klantbezoek in agenda’s opgenomen. Een medewerker die de laadkabel netjes teruglegde, kwam daardoor later aan zijn volgende taak toe dan iemand die de auto snel verliet.

Arquent voegde standaard tien minuten voor en na langere ritten toe. Voor korte ritten binnen de stad gold vijf minuten. Die keuze was niet exact voor iedere situatie, maar maakte wel zichtbaar dat zorgvuldig delen arbeid kost. Bij een ernstig defect kon extra tijd worden geregistreerd. Volgens Obbink is dat eerlijker dan voortdurend vragen om verantwoordelijk gedrag zonder daarvoor ruimte te bieden.

Een auto als sociale afspraak

Toch lost tijd alleen niet alles op. Medewerkers moeten ook weten welk niveau van netheid redelijk is. De ene persoon stoort zich aan één zandkorrel, terwijl een ander pas reageert als de achterbank vol afval ligt. Foto’s van drie voorbeeldsituaties bleken bij Arquent bruikbaarder dan de regel ‘laat de auto schoon achter’. Ze toonden wat direct moest worden opgelost, wat alleen gemeld hoefde te worden en wat onder normaal gebruik viel.

Daarmee werd de deelauto geen anoniem voorwerp, maar een voorziening die steeds aan een volgende collega wordt doorgegeven. Die gedachte is belangrijker dan de vraag wie juridisch eigenaar is. Wie alleen spreekt over bezit, boetes en schade, vergeet dat dagelijks gebruik vooral uit kleine overdrachten bestaat.

Niet alles hoeft persoonlijk te zijn

Sommige medewerkers zeggen dat een eigen auto vanzelf beter wordt behandeld. Dat is waarschijnlijk waar, maar het is geen doorslaggevend argument tegen delen. Ook vergaderruimtes, gereedschap en digitale bestanden worden gezamenlijk gebruikt. Organisaties moeten daarvoor afspraken maken die zorgvuldig gedrag mogelijk maken zonder ieder ongeluk als moreel falen te behandelen.

De deelauto laat zien dat gedeelde verantwoordelijkheid niet hetzelfde is als onduidelijke verantwoordelijkheid. De gebruiker moet de volgende collega niet met een vermijdbaar probleem achterlaten. De organisatie moet onderhoud, tijd en heldere normen regelen. Pas wanneer beide kanten hun deel doen, kan gedeeld bezit werkelijk zuiniger zijn dan persoonlijk bezit.